Plus qu’il n’y paraît, l’accueil permet de répondre à différents enjeux stratégiques des entreprises. C’est d’ailleurs pour cela que la tendance est à la professionnalisation dans ce domaine !
Vos collaborateurs sont vos premiers visiteurs. Leur accueil est un point fondamental ! Au-delà des missions purement fonctionnelles, un accueil réussi permet en effet de développer un climat favorable aux échanges dans l’entreprise, ce qui contribue au bien-être des salariés. Et c’est d’autant plus déterminant lors de l’arrivée de nouvelles recrues ! Un bon accueil permet aussi de renforcer un sentiment de reconnaissance et d’appartenance à l’entreprise.
Pensez donc votre accueil comme un espace de communication interne à gérer avec attention. Il doit refléter l’image que votre entreprise souhaite donner de ses services : chaleureuse, technologique, innovante… C’est un lieu de socialisation par excellence, qui peut devenir une plaque tournante pour l’information, qu’elle soit formelle ou informelle !
Le challenge pour votre personnel d’accueil ? Assurer l’efficacité et la convivialité du service en parfaite discrétion. À la frontière entre le monde extérieur et la vie de l’entreprise, les agents peuvent être amenés à jouer un rôle de lien ou de filtre, pour assurer la fluidité des échanges entre les deux univers.
Avec un accueil de qualité, les visiteurs peuvent se sentir pris en charge dès leur arrivée. Et puisqu’ils sont venus avec un objectif précis, ils pourront ainsi se concentrer sur l’objet de leur visite sans avoir à gérer le stress d’une situation inconnue.
Comme vos collaborateurs, les visiteurs ont eux aussi besoin d’être respectés et reconnus. Hôtes et hôtesses doivent donc se renseigner sur les rendez-vous du jour, afin de pouvoir reconnaître les visiteurs à leur arrivée, éventuellement les appeler par leur nom… Cela participe à la satisfaction des visiteurs !
À l’inverse, un mécontentement des clients pourrait engendrer des réclamations et contrarier le personnel, provoquant une perte de temps, voire une augmentation des coûts de production.
Pour l’équipe d’accueil, l’objectif ultime est donc de faire en sorte que les visiteurs reviennent dans votre entreprise avec plaisir, et qu’ils conseillent vos services à des proches. Le bouche-à-oreille est une publicité non négligeable : cette satisfaction client pourrait bien avoir un impact positif sur votre rentabilité !
💡 Découvrez toutes les bonnes pratiques d’un accueil de qualité
De plus en plus, le rôle de la technologie est déterminant. En effet, il permet d’améliorer l’expérience visiteur dans son ensemble.
De la reconnaissance automatisée des véhicules au parking à l’accès aux salles de réunion via un badge biométrique, l’identification des visiteurs peut être facilitée et sécurisée par des innovations. À l’entrée, l’attente peut aussi être écourtée grâce à un système d’enregistrement digital. Équipés des bons outils, les agents d’accueil peuvent s’affranchir de certaines tâches purement techniques. Mais la technologie ne peut remplacer l’humain, notamment pour des tâches complexes. Avec elle, les agents peuvent se concentrer sur la dimension humaine de leur métier et rendre le séjour des visiteurs le plus agréable possible.
📍 À voir : L’accueil digital et le parcours client en infographie !
En permettant à vos équipes de se recentrer sur leur cœur de métier, l’externalisation se présente comme un moyen de gagner en souplesse opérationnelle et en performance.
À condition de choisir le bon prestataire d’accueil, vous pouvez aussi bénéficier de l’expertise de professionnels formés à l’accueil, et éviter de supporter les risques liés à l’embauche : gestion sociale, suivi des absences et remplacements, formation…
Pendant la crise sanitaire liée à la Covid-19, les établissements ayant délégué leur fonction accueil ont pu gagner en souplesse dans la gestion des équipes à redimensionner ou réorganiser.
En parallèle, l’externalisation permet de suivre plus efficacement l’activité et d’optimiser les postes, tout en maîtrisant les coûts !
L’accueil contribue au bon fonctionnement de votre entreprise et participe à son image de marque. Pour garantir la satisfaction client et le bien-être du personnel, mieux vaut donc veiller en permanence à la qualité de cet accueil, envers les clients comme envers les collaborateurs. Tous les aspects de la mission sont à prendre en compte : de la propreté de l’espace au comportement des hôtes d’accueil, en passant par les services proposés !
Vous êtes intéressés par le sujet ? Vous souhaitez améliorer l’expérience de vos visiteurs ?
