L’accueil en entreprise sert à établir le contact et instaurer une relation positive avec les interlocuteurs de la structure. Pour un visiteur ou un salarié, c’est aussi une première rencontre avec l’entreprise. Ainsi, l’accueil contribue à forger votre image de marque, autant qu’à renforcer le bien-être des collaborateurs !
Les services d’accueil en entreprise peuvent prendre des formes multiples.
Différentes tâches peuvent être assurées par les agents chargés de l’accueil en entreprise :
Bien souvent, les visiteurs arrivent avec un objectif précis : pour un rendez-vous commercial, un entretien de recrutement… Il faut alors pouvoir les aiguiller le plus efficacement possible, et les orienter de manière rassurante vers leur lieu de rendez-vous, dans un bâtiment qu’ils ne connaissent généralement pas.
Au-delà de l’aspect physique et convivial de la relation, l’accueil demande aussi de l’organisation. Dans les sites recevant du public, la notion d’efficacité est très importante pour éviter les problèmes d’attente. Les agents d’accueil doivent comprendre rapidement les informations données, savoir quoi faire et vers qui diriger les personnes pour faciliter leur prise en charge !
Véritable démarche end-to-end, le processus d’accueil peut être appréhendé en 3 grandes étapes.
Certaines entreprises communiquent à l’accueil la liste des visiteurs attendus dans la journée. Cela permet d’organiser la prise en charge : combien d’hôtes d’accueil prévoir en fonction des horaires, quel est le profil des visiteurs attendus, comment les accueillir au mieux…
La personne est accueillie, éventuellement identifiée avec une pièce d’identité ou un badge, orientée voire accompagnée vers son lieu de rendez-vous, puis invitée à patienter avec un café. C’est ainsi que peut être créée une expérience visiteur optimale !
Reste à préparer la restitution d’éventuels justificatifs, vérifier si le taxi est arrivé, ou encore anticiper la récupération d’un bagage en consigne !
La mise en place d’un bon accueil en entreprise passe généralement par...
Il s’agit-là d’un tronc commun qui doit être adapté à l’entreprise et aux différents profils de visiteurs. Quoi qu’il en soit, la formation des équipes sur site est primordiale !
💡 Retrouvez toutes les bonnes pratiques pour un accueil de qualité
Regroupant l’ensemble des faits et gestes effectués pour la prise en charge physique, téléphonique ou virtuelle des visiteurs, l’accueil en entreprise est une fonction essentielle. Premier point de contact avec les clients et prospects, il permet de les mettre à l’aise, de les fidéliser et de leur donner envie de revenir. Et si vous optimisez vos services d’accueil pour une expérience encore plus efficace ?
